一、信息網絡環境下檔案管理工作的主要內容

檔案信息化管理是信息網絡環境下檔案管理工作發展的必然趨勢，也是信息技術作用的綜合產物。檔案信息管理工作就是指對檔案管理工作中的信息輸入、組織、控制、輸出以及調控等進行對應的操作活動的總和。是檔案管理機構為機關事業單位、企業以及社會各個方面提供檔案信息與服務的工作體系。隨著網絡技術的普及以及檔案管理的現代化進程，利用網絡化對檔案進行管理已成為一種趨勢。在信息網絡環境下，檔案管理工作應該以檔案信息資源建設工作為核心，在工作過程中將擴大檔案信息開發與利用作為檔案管理工作的主要目標。

通過建立科學、合理、統一的檔案管理模式、制度體系，盡量利用先進、可適性強的計算機網絡技術，對檔案管理行業的相關信息資源加以充分利用，逐步形成完善的檔案信息化管理系統，以達到加強對信息檔案的收集、組織、存儲、統計、應用與編研的目的。同時，提高現代信息檔案管理工作的現代化水平，為企業的管理、生產、經營與科研提供種類齊全、形式多樣、內容客觀的真實性檔案服務，為檔案的信息化工作打下堅實的基礎，實現檔案的信息化以及檔案利用的信息化。

二、信息網絡環境下開展檔案管理工作的相關途徑

（一）提高檔案管理人員的信息化建設意識

檔案管理工作人員是任何檔案管理環境下的能動資源，在檔案管理工作中發揮著主導作用。因此，信息網絡環境下開展檔案管理工作同樣需要充分發揮管理人員的作用。首先，檔案管理部門必須逐步改變相關人員的工作觀念，提高其檔案管理工作中利用信息技術以及提高自身信息技術利用水平的意識，使得他們認識到檔案管理工作信息化的必要性，讓他們積極主動的完成信息化建設的相關工作；其次，應該加強工作人員信息技術的學習，尤其是相關應用軟件的學習和培訓，提升其檔案管理實際工作中的相關操作能力，爭取盡快實現信息檔案的信息化管理；再次，檔案管理部門管理者還要認識到適當加大檔案管理信息系統以及檔案管理人才的投入，培養專業管理人才的重要性，為信息網絡環境下檔案管理工作的開展提供人員保障。

（二）加強檔案管理部門間聯系，實現檔案的縱橫共享

信息網絡時代，人們產生和使用的信息量在迅速增加，這使得現代社會中存在的信息量得以迅速加大。在紛繁復雜的信息環境中，任何一個檔案管理部門都不可能利用其自身的力量對所有知識、信息加以收集、組織、加工、存儲和應用。所以，各個部門之間要徹底打破傳統的各自為政管理方式，在各個部門之間建立并形成一個相對網站的檔案信息網絡，通過統一的管理方式充分發揮出檔案的整體優勢，通過將所有文獻匯總、形成聯合目錄，最終實現資源共享。通過形成信息資源共享網絡，可以使得各個部門之間形成各自資源的共享，便于信息搜尋者能夠通過更多的途徑獲得更加廣泛、豐富的知識、情報。另外，利用所建立的聯合目錄，通過網絡化管理方式，使得各個檔案管理部門能夠重復挖掘出潛在的資源，有效的實現了檔案資源的互補，提高了館藏資源的利用率，有效的避免了資源的重復和浪費。不但很好的緩解了存儲空間擁擠、資源利用緊張等問題，而且還使得檔案館更加專一，系統性更強。

（三）重視信息反饋，促進信息的深層次挖掘

信息反饋方法是檔案信息資源開發利用中的重要內容，而且信息反饋工作是多方面的，不但可以在所有檔案管理工作者與檔案管理信息之間形成反饋，而且還可以在信息使用者與信息之間形成反饋。檔案管理人員在將反饋得到的信息綜合整理之后，得到一份完整的信息反饋報告，利用該報告進行檔案信息資源的開發。為后續檔案信息資源的開發、利用，提高檔案管理工作水平提供更加科學、針對性更強的依據。

（四）提高檔案管理工作的安全與防護意識

信息網絡環境下的檔案管理工作要求相關部門必須具有足夠的信息安全意識，通過層層把關、嚴格管理的方式，避免出現檔案資源人為破壞的問題。由于計算機網絡自身具有較高的安全風險，尤其是個別企事業單位，其對信息安全的要求較高，加之在網絡使用過程中沒有重視病毒的防控，直接使用免費甚至是盜版的防病毒軟件，這些都個檔案的信息安全埋下了隱患。在檔案信息系統的網絡病毒防御、計算機安全機制保障過程中，要定期對計算機進行全面的查殺，通過升級反病毒軟件、更新病毒庫、設置在線防御體系等方式，提高系統的抗病毒攻擊能力，能夠隨時防止網絡病毒入侵和人為攻擊。常用的措施包括使用身份認證、數據備份以及防火墻等措施。同時，還要提高檔案管理人員的安全防范意識，通過加強網絡安全管理的方式保證檔案信息資源的安全性。

（五）利用信息網絡環境實現檔案管理在線服務

在傳統的檔案管理及利用過程中，通常要親自到檔案管理部門查閱相關的檔案信息資料。而在信息網絡環境下，檔案管理與應用的形式發生了徹底的變化。而且網絡信息的全面社會化也徹底改變了人們的生活、工作、學習方式，使得人們更愿意通過在線搜尋的方式來提高獲得信息的速度和信息的豐富度，提高其自身的工作效率。所以，傳統的被動式、手動式檔案管理與應用方式已經逐步被現代化的主動式檔案管理服務方式所替代。在信息網絡環境下，檔案部門只需要在網頁上進行檔案資料的匯編，并提供對應的數據庫地址、電子信箱等方式，就可以建立起與信息需求者之間的聯系，顯著提高了檔案信息資源的利用效率。

作者：李芳 單位：神華神東煤炭集團公司檔案室